Verslag Legal IT Talks – Taak- en procesautomatisering

Donderdag 9 december ging het in Legal IT Talks over het automatiseren van taken en processen op juridische kantoren. Welke werkzaamheden lenen zich uitermate goed om door een computer te laten ondersteunen, of zelfs uit te laten voeren? Taco van Bennekom (NEXTlegal) en Bart van Wanroij (Epona Legal) waren te gast.

Bekijk het volledige webinar terug

We beginnen het gesprek met een korte definitie: het verschil tussen digitaliseren en automatiseren. Om iets te kunnen automatiseren, moet het eerst gedigitaliseerd zijn. Dus processen die voorheen op papier gedaan werden, nu op de computer doen is digitaliseren. Als deze processen vervolgens ook door de computer zelf (deels) uitgevoerd worden, dan ben je aan het automatiseren.

Taco en Bart hebben ieder hun eigen expertisegebied in dit gesprek. Bart spreekt met name advocaten en bedrijfsjuristen, Taco houdt zich meer bezig met het notariaat. Beide gasten stellen vast dat het met het digitaal werken wel goed zit, en dat er ook mondjesmaat geautomatiseerd wordt. Maar de echte slimmigheden blijven soms nog liggen, waardoor deze beroepsgroepen soms onnodig tijd en overzicht verliezen.

Taken, deadlines en termijnen

Volgens Bart zit een belangrijk voordeel van de automatisering van taken in het bewaren van overzicht en werkzaamheden beter kunnen distribueren over de juiste (groepen van) mensen. Taken hebben deadlines of zijn gekoppeld aan termijnen van externe organisaties zoals de Rechtspraak, en dan wil je zeker weten dat deze data altijd kloppen en dat het systeem ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar taken tijdig uitvoert. En dat als iemand dat niet kan doen, iemand anders dat kan overnemen.

Quick wins voor het notariaat

Als we Taco vragen naar quick wins op het gebied van automatisering in het notariaat, dan hoeft hij niet lang na te denken. Hij komt in de praktijk nog veel geprinte dossiers tegen met daarop geeltjes of afvinklijstjes met wat wanneer gedaan is, of moet worden. Daar kan men nog een grote slag slaan op het gebied van digitalisering. Door het te digitaliseren, kan het systeem je helpen met het bewaken van taken en het organiseren van werkstromen, zodat iedereen op het juiste moment zijn of haar taak kan doen. Dit brengt als extra voordeel dat de status van het dossier veel duidelijker is voor iedereen, en omdat alle taken digitaal worden toegewezen, hoeven er ook geen dossiers meer geprint te worden om er bijvoorbeeld thuis aan verder te werken.

Beide sprekers geven in het webinar praktische voorbeelden met schermdemo’s, hoe bijvoorbeeld NEXTassyst (Taco) en Microsoft Teams (Bart) het werk eenvoudiger en overzichtelijker kunnen maken.

Koppelingen met externe systemen

Bart vult hierop aan dat er ook externe koppelingen mogelijk zijn om de toewijzing van taken en deadlines op basis van bijvoorbeeld de rolbewaking (Armarium) te realiseren. Hierdoor blijft alle informatie in één omgeving zichtbaar, en hoeft er niet in verschillende systemen naar informatie gezocht te worden. Een aanvullend voordeel van het automatiseren, is dat door de taken in het systeem van zoveel mogelijk informatie te voorzien, deze taken ook weer gebruikt kunnen worden om de efficiëntie van het kantoor op te meten, aldus Bart. Met hoeveel taken is iemand bezig, wat voor taken zijn dat, hoe lang is de doorlooptijd van de dossiers, et cetera.

In het webinar geven de heren nog veel meer praktische tips over hoe u taken, processen en werkstromen op uw kantoor kunt automatiseren. Kijk daarom het hele webinar terug op YouTube, of neem contact op met Taco van Bennekom (NEXTlegal) of Bart van Wanroij (Epona Legal) voor meer informatie.