In 5 stappen naar een nieuw DMS

Software is statisch. Het raakt verouderd, sluit niet meer goed aan bij jullie ERP, CRM of financiële pakket en het vereist updates om te voldoen aan alle veranderingen. Ook veranderen de eisen van de werkomgeving. Corona heeft ons allemaal bewust gemaakt van de mogelijkheden om thuis te werken en hierdoor zijn de werkomstandigheden veranderd en daardoor ook de gebruikte software voor de medewerker. Dit heeft allerlei nieuwe uitdagingen tot gevolg.

DMS (Document Management System) is daarin niet anders. Het is software die lokaal of in de cloud draait en een specifieke set met mogelijkheden biedt. Na verloop van tijd verandert de wereld om ons heen, maar het oude vertrouwde DMS doet nog precies wat het altijd deed: documenten en e-mails opbergen in de dossiers die voor dat doel zijn aanmaakt in hetzelfde systeem. Niets aan de hand toch? Intussen is het kantoor overgestapt naar Microsoft365, wordt er totaal anders samengewerkt en hebben de medewerkers behoefte aan een systeem wat daarbij aansluit. Het oude vertrouwde DMS kan niet meer mee. Het is tijd voor vernieuwing!

Maar hoe doe je dat zonder dat je productie hier last van heeft? Hoe worden de zekerheden van het oude pakket geborgd? En hoe krijg je alle gebruikers mee in de verandering?

Epona neemt jullie mee in de projectaanpak van de implementatie van Epona 365 om te laten zien hoe wij dit aanpakken.

De gebruikers

Laten we beginnen met de adoptie van het nieuwe pakket. Voor wie wordt het gedaan? Precies! De eindgebruiker. Al bij de start van het project betrekken we de eindgebruikers bij de inrichting van de software. Om ervoor te zorgen dat alle wensen duidelijk zijn moeten we immers weten wat deze zijn.

Zo stellen we een projectgroep samen met een projectleider en een testgroep gevuld met gebruikers vanuit alle afdelingen die Epona 365 gaan gebruiken. Samen met de projectmanager van Epona worden er één of meerdere designsessies ingepland waarin de mogelijkheden belicht worden van Epona 365:

• Hoe wordt een nieuw dossier gemaakt?
• Welke informatie moet er in een nieuw dossier gemeld worden?
• Wie moet er in het dossier kunnen?
• Zijn er verschillende dossiertypes?
• Welke folders moeten er worden aangemaakt per dossiertype?

Dit is een greep uit de vragen waar een antwoord op moet komen. Juist door de gebruikers hierin te betrekken, creëren we een omgeving gemaakt door – en voor – de mensen die er uiteindelijk mee moeten werken.

Ook niet onbelangrijk: we laten de testgroep het resultaat eerst testen, zodat we zeker weten dat we op de goede weg zijn.

De techniek

Tegenwoordig is alles met alles gekoppeld. Koffiezetten met je horloge, omdat het ‘weet’ dat je wakker bent, het is allemaal mogelijk. Software knoopt al die hardware aan elkaar en zorgt voor nieuwe – en soms ongekende – mogelijkheden.

Zo koppelen wij Epona 365 bijvoorbeeld aan jullie tijdsregistratie software. Je maakt je dossier aan in één van de twee en de informatie wordt netjes overgenomen, zodat het dossier maar één keer aangemaakt hoeft te worden.

Hoe het begint: Epona 365 draait volledig in de omgeving (tenant) van Microsoft365. Om precies te zijn, in SharePoint Online. Tijdens het project wordt het design geïmplementeerd in SharePoint Online door één van onze technische consultants. Deze installatie vindt plaats naast jullie huidige productie omgeving, zodat jullie gewoon door kunnen werken in het huidige pakket.

Is de installatie eenmaal klaar, dan kan de testgroep het design testen. Na de test en eventueel benodigde aanpassingen wordt er een datum afgesproken waarop de overstap naar Epona 365 gemaakt kan worden.

Epona 365 is een systeem wat ervan uitgaat dat iedereen overal toegang toe heeft, tenzij anders aangegeven. Je kunt als kantoor op die manier de dossiers toegankelijk maken voor iedereen, maar ook dossiers die confidentieel zijn, afschermen. Zo kan bijvoorbeeld de HR-afdeling ook gebruikmaken van het DMS wetende dat al hun dossiers afgeschermd zijn voor de rest van de organisatie.

Dan is er (mogelijk) nog een vraag: hoe borgen we de zekerheden van het oude pakket? Met andere woorden: de huidige bestanden moeten nog overgezet worden naar Epona 365.

Migratie

Een migratie is een kopie van jullie huidige data met behoud van alle metadata van het origineel. Deze metadata is belangrijk omdat dit de informatie is over de bestanden. Denk daarbij aan de datum waarop een bestand is aangemaakt, of is gemaild.

Metadata wordt veel vaker gebruikt dan gedacht. Bedenk hoe lastig het is als je de ontvangstdatum van een e-mail niet meer hebt en daardoor de chronologische volgorde van je mail ontbreekt.

Epona voert 3 migraties uit om zeker te zijn dat we alle bestanden en alle bijbehorende metadata correct migreren. Als eerste voeren we een kleine proefmigratie uit op een aantal vooraf geselecteerde dossiers. We laten de testgroep de gemigreerde data controleren om zeker te zijn dat we alle bestanden correct overgezet hebben.

Is deze migratie succesvol? Dan voeren we de bulk migratie uit. Hiermee migreren we alle bestanden die er zijn.

Na deze migratie voeren we nog de delta migratie uit. Deze is erg belangrijk omdat we hiermee alle wijzigingen migreren die tussen de bulk migratie en de livegang zijn gemaakt op de bestanden. Het werk van gisteren gaat daardoor niet verloren. Een deltamigratie wordt altijd in een weekend uitgevoerd en de maandag daarna gaat Epona 365 live. Vanaf dat moment werkt jullie team in Epona 365 zodat alle wijzigingen vanaf dat moment in het nieuwe pakket worden weggeschreven.

Training

Ten slotte moeten alle gebruikers getraind worden op Epona 365. De testgroep kan hier een rol in spelen in een train-de-trainer principe of de projectmanager van Epona verzorgt de training online of op jullie kantoor. Ongeacht de keuze worden alle gebruikers voorzien van de juiste informatie om direct aan de slag te kunnen met Epona 365. We zorgen voor naslagwerk om op terug te kunnen vallen en de trainingssessies worden standaard opgenomen zodat deze op een later moment teruggekeken kunnen worden.

Nazorg

Een project afronden doen we pas nadat alle gebruikers gewend zijn aan de nieuwe software. Op die manier is alle kennis van het projectteam beschikbaar en kunnen de gebruikers hierop terugvallen. Dit zorgt voor rust in de organisatie en een goed begeleide overstap. Intussen wordt de overdracht voorbereid naar de support van Epona zodat – na het afsluiten van het project – alle vragen via onze support portal ingediend kunnen worden door jullie gebruikers.

Wilt u ook weten hoe u door de combinatie van Epona 365 en Microsoft 365 tot een volwaardig juridisch DMS komt? Download ons gratis whitepaper “Microsoft 365 als DMS gebruiken”!