Om dubbele records van bedrijven te verwijderen uit ContactManager (ontdubbelen), doorloopt u de volgende stappen.
- Begin met het zoeken in de map _Alle kantoorrelaties op de naam van het bedrijf waarvan u weet dat deze een dubbele record bevat en open deze.
- Klik in de werkbalk op de knop Controleer op dubbelen.
- Dit opent de tab Controleer op dubbelen.
- In het venster dat opent, is het Hoofd Contact te zien met daaronder de gegevens waarop gezocht wordt bij een duplicaatrecord. Onder in het venster staan de duplicaten van het actieve record. Mocht dit niet het geval zijn, drukt u op Zoeken om de duplicaten weer te geven. Wanneer het venster leeg blijft, zijn er geen duplicaten gevonden.
- Selecteer de contactrecords welke duplicaat zijn en moeten worden samengevoegd door op het vinkje voor de naam te klikken en druk vervolgens op Dubbelcontact. De geselecteerde contacten worden nu in het bovenste venster geplaatst.
- Het is ook mogelijk om eerst het Hoofdcontact te wijzigen door een duplicaatcontact te selecteren en te klikken op Hoofdcontact. Het oude record bij Hoofd Contact wordt gewisseld met de geselecteerde record.
- Klik vervolgens op de knop Samenvoegen. In dit venster kunt u aangeven welke gegevens u wilt overnemen uit het Duplicaat Record naar het Master Record. Het Masterrecord wordt aan de linkerkant weergegeven. De verschillen worden aan de rechterkant in het rood weer gegeven. Wilt u deze toch opnemen in het Masterrecord, dan klikt u op de rode tekst, dan verplaatst deze naar het Masterrecord. Ook kunnen er hier handmatig gegevens worden toegevoegd aan het record.
- Wanneer de juiste gegevens zijn geselecteerd, klik dan op de knop Opslaan.
- U keert terug naar het Ontdubbelen venster en vervolgens klikt u op Ontdubbel. Een melding verschijnt met een bevestiging van het ontdubbelen. Klik op Ja.
- ContactManager zal het ontdubbelen starten en na afloop verschijnt een venster met de melding Ontdubbelen is klaar. In dit scherm staan alle doorgevoerde wijzigingen.
- Klik na het ontdubbelen op de knop OK. U keert terug naar het Ontdubbelen venster en vervolgens klikt u op Locaties samenvoegen.
- Selecteer in het venster aan de linkerkant één of meerdere locaties (selecteer meerdere locaties met Shift) en klik op de pijl naar rechts om deze locaties toe te voegen aan de tab Geselecteerd.
- Wanneer een locatie is geselecteerd, zal onderin zowel de locatie als het bijbehorende adres worden weergegeven. Deze zijn handmatig te bewerken en wanneer ze naar wens zijn bijgewerkt kunt u drukken op Samenvoegen.
- In het scherm dat opent na te drukken op Samenvoegen verschijnen wederom links de gegevens van het masterrecord. Er kan worden aangegeven welke locatie gegevens er overgenomen dienen te worden uit het dubbele contact naar het Hoofd Contact. De verschillen worden aan de rechterkant in het rood weer gegeven. Wanneer gewenst is dat locatie gegevens overgenomen worden op de kaart van het Hoofd Contact, klik op de rode tekst: de gegevens worden verplaatst naar de kaart van het Hoofd Contact.
- Klik op Opslaan en vervolgens op Ontdubbel. ContactManager vraagt om een bevestiging en toont vervolgens een venster met Ontdubbelen is klaar.
- Klik op OK en opSluiten om terug te keren naar het Ontdubbelen venster en klik vervolgens op Adressen samenvoegen voor de volgende stap van het ontdubbelproces.
- Het venster Adressen samenvoegen verschijnt en toont alle beschikbare adressen. Hier beslist u welke adressen u wilt behouden. U kunt de adressen verplaatsen door het adres dat u wilt behouden te selecteren in het vak Beschikbaar en dan op de pijl naar rechts te klikken. Het adres verplaatst naar het vak Geselecteerd. Zo kunt u alle adressen die u wilt behouden verplaatsen.
- Om meerdere adressen te behouden, klikt u op alle adressen terwijl Shift is ingedrukt.
- De geselecteerde adressen worden verplaatst naar de tab Geselecteerd. Klik vervolgens op Samenvoegen om door te gaan naar de volgende stap.
- U kunt de adressen wijzigen/verplaatsen door op de rode gegevens te klikken. De gegevens worden dan verplaatst naar het Hoofdcontact. Wanneer de juiste gegevens zijn toegevoegd, klik dan op Opslaan.
- Vervolgens keert u terug naar het venster Adressen samenvoegen. Klik vervolgens op de knop
- Klik op Ja om het ontdubbelen te bevestigen. U keert terug naar het scherm _Alle kantoorrelaties. Het dubbele contact is nu samengevoegd en bevat de adresgegevens zoals aangegeven in het venster Adressen samenvoegen.
- In de laatste stap van het ontdubbelen kunt u Contactpersonen samenvoegen.
- Via het venster Contactpersonen samenvoegen verschijnen alle beschikbare contactpersonen. Contactpersonen zijn medewerkers die betrokken zijn bij het geselecteerde bedrijf. U kunt wederom meerdere personen selecteren en door middel van de pijl in het midden naar Geselecteerd.
- Voeg de personen samen, ontdubbel ze vervolgens. De melding Ontdubbelen is klaar.
- Keer terug naar de map _Alle kantoorrelaties. Het ontdubbelen van het bedrijf is voltooid.