Om dubbele records van personen te verwijderen (De duplicate) uit ContactManager, neemt u de volgende stappen:
- Zoek in de map _Alle kantoorrelaties op de naam waarvan u weet dat deze een dubbele record bevat en open deze.
- Selecteer Controleer op dubbelen in de werkbalk.
- In het venster dat opent, is het Hoofd Contact te zien met daaronder de gegevens waarop gezocht wordt bij een duplicaatrecord. Onder in het venster staan de duplicaten van het actieve record. Mocht dit niet het geval zijn, drukt u op Zoeken om de duplicaten weer te geven. Wanneer het venster leeg blijft, zijn er geen duplicaten gevonden.
- Selecteer de contactrecords welke duplicaat zijn en moeten worden samengevoegd door op het vinkje voor de naam te klikken en druk vervolgens op Dubbelcontact. De geselecteerde contacten worden nu in het bovenste venster geplaatst.
- Het is ook mogelijk om eerst het Hoofdcontact te wijzigen door een duplicaatcontact te selecteren en te klikken op Hoofdcontact. Het oude record bij Hoofd Contact wordt gewisseld met de geselecteerde record.
- Klik op de knop Samenvoegen om in het venster dat opent te selecteren welke gegevens moeten worden meegenomen uit de dubbele record naar het hoofdcontact.
- De verschillen ten opzichte van het hoofdcontact worden aan de rechterkant in het rood Om de verschillen op te nemen in het hoofdcontact, klikt u op de rode tekst – deze zal zich dan verplaatsen naar het hoofdcontact. Ook is het mogelijk om handmatig gegevens in te voeren. U kunt naar beneden scrollen om meer gegevens te tonen en te wijzigen.
*Let op: Het ontdubbelen van Personen en Medewerk(st)ers biedt een aantal opties die van elkaar verschillen in het Samenvoegen scherm, gekoppeld aan het verschil in relevante data tussen bedrijven en personen. De manier van samenvoegen verloopt identiek.
- Wanneer alle gegevens correct zijn, klik dan op Opslaan. U keert terug naar het Ontdubbelen venster en vervolgens klikt u op Ontdubbel. Een melding verschijnt met een bevestiging van het ontdubbelen. Klik op Ja.
- ContactManager zal het ontdubbelen starten en na afloop verschijnt een venster met de melding Ontdubbelen is klaar. In dit scherm staan alle doorgevoerde wijzigingen.
- Klik op OK om terug te keren naar het Ontdubbelen venster en klik vervolgens op Adressen samenvoegen voor de laatste stap van het ontdubbelproces.
- Het venster Adressen samenvoegen verschijnt en toont alle beschikbare adressen. Hier beslist u welke adressen u wilt behouden. U kunt de adressen verplaatsen door het adres dat u wilt behouden te selecteren in het vak Beschikbaar en dan op de pijl naar rechts te klikken. Het adres verplaatst naar het vak Geselecteerd. Zo kunt u alle adressen die u wilt behouden verplaatsen.
- Om meerdere adressen te behouden, klikt u op alle adressen terwijl Shift is ingedrukt.
- De geselecteerde adressen worden verplaatst naar de tab Geselecteerd. Klik vervolgens op Samenvoegen om door te gaan naar de volgende stap.
- U kunt de adressen wijzigen/verplaatsen door op de rode gegevens te klikken. De gegevens worden dan verplaatst naar het Hoofdcontact. Wanneer de juiste gegevens zijn toegevoegd, klik dan op Opslaan.
- Vervolgens keert u terug naar het venster Adressen samenvoegen. Klik vervolgens op de knop
- Klik op Ja om het ontdubbelen te bevestigen. U keert terug naar het scherm _Alle kantoorrelaties. Het dubbele contact is nu samengevoegd en bevat de adresgegevens zoals aangegeven in het venster Adressen samenvoegen.