KBC Bank kiest voor eenvoudig Document Management met Epona en Microsoft 365

Eenvoudig en toekomstbestendig

Eenvoudig en bovenal toekomstbestendig documentbeheer, dat was het uitgangspunt waarmee KBC op zoek ging naar een nieuw Document Management Systeem. Als één van de grootste banken van België is KBC onderhevig aan strenge regulering, waardoor een nieuw systeem ook aan eenzelfde zware toets onderworpen zou moeten worden. Het projectteam van KBC Bank koos uiteindelijk voor het DMS van Epona Legal.

Saskia Mermans, Group General Counsel was betrokken bij het traject en zette de visie uit: “In de situatie voor we aan de slag gingen met Epona hadden we wel een DMS, maar dat begon tegen zijn grenzen aan te lopen. De functionaliteiten sloten niet goed aan bij waar de KBC Bank behoefte aan had, de architectuur sloot niet aan bij onze gewenste werkwijze. In dit oude DMS werden wel documenten gemaakt en geplaatst, maar het is nooit door de hele juridische afdeling echt omarmt. Daardoor ontstond er een wildgroei aan plekken waar dossierstukken stonden: de ene keer stond een bestand in het DMS, en de andere keer op een file share. Daardoor hadden we soms geen compleet beeld van een dossier. Dat maakte het soms lastig onze taken als juridische dienst goed uit te voeren.”

Kurt Schrije is Business Architect bij KBC Bank en ten tijde van het project betrokken als projectleider: “We zijn 2,5 jaar geleden eerst gestart met het vormgeven van een strategische roadmap voor de juridische afdeling. Uit dat traject kwam de nood om naar een DMS uit te kijken al snel naar boven. Ons oude DMS, Documentum, werd zoals Saskia ook beschrijft nooit volledig geadopteerd door iedere gebruiker. Die wildgroei aan informatiebronnen zorgde ervoor dat we altijd veel tijd verloren waren aan het zoeken naar informatie en er nooit één volledig repository voor een dossier was. De tool paste simpelweg niet meer bij hoe wij verder wilden.

Gebruiksvriendelijkheid en beter overzicht

In maart 2021 kwam er groen licht om Documentum te gaan vervangen. Kurt: “We zijn toen een RFI / RFP traject gestart waarin we op zoek gingen naar een nieuwe oplossing. Het pakket moest conform de wensen van het team van Saskia zeer gebruiksvriendelijk zijn om de adoptie zo hoog mogelijk te krijgen. Onderliggend moest er uiteindelijk dan ook echt één centrale repository ontstaan voor alle relevante dossierdata van de juridische afdeling. Alleen dan zouden alle teams goed met elkaar kunnen samenwerken aan hun stukken. We hebben een concernvisie op het gebied van hoe we onze IT willen organiseren, en hierbij kiezen we vaak voor een zogenaamde “cloud first strategie”. Toch is het zo dat voor dit specifieke juridische domein we binnen de KBC Group echt een voorloper waren met onze keuze voor een Microsoft 365 cloud based DMS.”

Bart Buysens was bij het traject betrokken als lid van het Team Operational Excellence: “Toch was er wel een belangrijke bijzonderheid in dit project die zaken complex dreigde te maken. Uiteindelijk met de hulp van Epona is het project uitstekend verlopen. Het ICT landschap van KBC is een mix van on premises servers en public cloud omgevingen. We gingen daar allerlei migraties tussen doen en verbindingen maken. Daarin durf ik wel te zeggen dat wat wij daar hebben gedaan dusdanig goed is verlopen, dat dit nu als best practice gezien wordt binnen onze groep. Het mooie is dat door onze nieuwe gekozen architectuur, feitelijk een hybride cloud opzet, gebruikers niks merken van waar hun data staan.”

Wendbaarheid

De implementatie had wel wat voeten in de aarde, al waren die niet van technische aard. Kurt: “We hadden in die tijd natuurlijk te maken met de coronapandemie, dus daar moest iedereen zich op aanpassen. We zijn als bank streng gereguleerd en staan onder zwaar toezicht van de toezichthouder, dat betekent dat we altijd goed op moeten letten op de impact van dit soort trajecten op onze compliancy. We zijn dan soms een beetje een logge bank, maar de wendbaarheid en snelle manier van schakelen van Epona Legal hielp ons snel te kunnen anticiperen op potentiële problemen. Onze projectleidster Liesbeth van Woerkom van Epona en technisch specialisten van Epona als João Lopes zijn een belangrijk onderdeel geweest van het succes.”

Bart Buysens sluit hier op aan: “Het oplossingsgerichte karakter van Epona is prijzenswaardig. Ze zijn zeer doelgericht en direct, iets wat soms niet altijd goed correspondeert met onze Belgische cultuur, maar dat heeft het succes van het project gelukkig niet in de weg gezeten.”

Bart van Wanroij, Managing Director van Epona Legal constateerde in het traject nog een belangrijk stukje werk dat niet onbenoemd mocht blijven: “We hebben samen met KBC Bank een behoorlijke kluif gehad aan de OpenText migratie, dat was een heel bijzonder deel van het traject. Die is bijna helemaal op maat voor de bank geschreven. Omdat vanuit KBC Bank de projectbegeleiding zeer helder was, met duidelijke tijdlijnen en milestones, konden we ook dit soort maatwerk uitstekend inpassen in het project. De organisatie heeft te maken met zogenaamde “Chinese Walls”, afdelingen mogen in sommige situaties vanwege regulering simpelweg onder geen enkele voorwaarde in elkaars dossiers kunnen. Dat goed regelen tijdens de migratie, maar ook de lange termijn kunnen blijven waarborgen, was een belangrijk onderdeel van het project.”

Winst in de praktijk

DMSforLegal is na een selectietraject en een POC geselecteerd en in januari 2022 ging het pakket dan uiteindelijk volledig live. Nu het systeem volledig draait zijn de gebruikers heel tevreden; heel snel na lancering bereikten we reeds een hoog aantal van gebruikers binnen het team. Kurt: “Door de combinatie van Outlook en Office 365 is het filen en zoeken van stukken vele malen eenvoudiger en bovenal sneller geworden. Omdat alle handelingen plaatsvinden binnen de bij de gebruikers al bekende Microsoft schil was adoptie ook razendsnel geregeld. Er waren bijna geen extra trainingen nodig gericht op het functioneren van de software omdat alles werkte zoals men bekend mee was van andere Microsoft producten zoals Office. We konden ons daarom helemaal richten op het bijbrengen van eventueel aangepaste procedures, naming conventions etcetera.”

Bart Buysens: “We hebben nu één systeem waar alle data in resideert, SharePoint Online. Daardoor kunnen we nu ook alle operationele processen die te maken hebben met deze data veel beter monitoren. Dat geeft ons een beter inzicht op waar we mee bezig zijn en meer rapportagemogelijkheden. We kunnen nu spreken over één single source of truth, waar we voorheen te maken hadden met allemaal verspreide silo’s. Mede door de sterk verbeterde invoer van meta data kunnen we nu gefilede stukken veel beter terugvinden. Het is leuk om heel veel data te hebben, maar als je het vervolgens niet kunt terugvinden heb je er niet zoveel aan. Dat probleem heeft Epona voor ons opgelost.

Door Microsoft 365 te gebruiken in combinatie met DMSforOffice, DMSforLegal of DMSforSharepoint, kunt u het Microsoft 365 platform gebruiken als volwaardig DMS en uw DMS data gebruiken in de verschillende Microsoft oplossingen. Door deze combinatie kunt u met minder software, meer doen. U versimpelt daarmee het IT-landschap, verlaagt kosten, bespaart tijd en verbeterd uw informatie management en beveiliging.

In dit whitepaper gaan we in op:

Vul onderstaand formulier in, en ontvang het whitepaper “Microsoft 365 als DMS gebruiken” gratis in uw mailbox: