Wordt uw DMS optimaal gebruikt? Het antwoord ligt in de data cover

Wordt uw DMS optimaal gebruikt? Het antwoord ligt in de data

Overal kunnen samenwerken met alle dossier gerelateerde informatie voorhanden, dat is één van de belangrijkste beloften die wij als Epona inlossen met ons DMS. Maar dan moet iedereen in de organisatie alles wat bij het dossier hoort, wel aan het dossier koppelen. In het kantooroverleg knikte iedereen netjes ja en amen toen de nieuwe werkwijze werd besproken. In de praktijk bleek echter de laatste versie van de dagvaarding nog bij iemand in z’n e-mail te staan en was het verslag van het getuigenverhoor bij een andere collega op zijn lokale werkplek opgeslagen. Hoe zorg je ervoor dat je na de invoer van een nieuwe DMS ook zeker weet dat het goed gebruikt wordt?

Na de implementatie steken we veel tijd in de adoptie. Dat betekent het trainen van key-users in het gebruik van de applicatie en het bijbrengen van de nieuwe werkwijze bij alle medewerkers van het kantoor. Maar als deze fase erop zit en het systeem echt in de dagelijkse praktijk toegepast wordt, is het wel zaak om ook vinger aan de pols te blijven houden omtrent het gebruik ervan. Nu adviseren wij natuurlijk om regelmatig aan medewerkers te vragen of alles naar wens werkt, maar er zit nog wel eens verschil tussen wat medewerkers zeggen en hoe het in de praktijk gaat. Daarom is het goed om ook naar de data te kijken. Niet naar de data in het DMS, maar naar de data die het DMS zelf verzamelt over het gebruik van het DMS.

Dashboards

Door onze jarenlange ervaring in DMS hebben wij een goed beeld ontwikkeld van wat goede toetsstenen zijn voor de adoptie van het systeem. Deze ervaring hebben wij omgezet in handige dashboards die u in één oogopslag laten zien hoe het staat met het gebruik van het DMS. Dit helpt om te verifiëren of het systeem goed werkt en of alle secties en afdelingen in de organisatie het systeem op de juiste manier toepassen. Als u hier afwijkingen in constateert, dan kunt u verder op onderzoek om te zien waarom bepaalde dossiers of gebruikers niet laten zien wat u verwacht. Hiermee kunt u gericht verbeteringen toepassen in het systeem of gebruikers extra ondersteuning bieden.

Wat meten we precies?

Onze standaard dashboards bieden inzicht in onder andere de volgende onderwerpen:

  • Het aantal dossiers per medewerker;
  • Het aantal nieuw aangemaakte dossiers per medewerker;
  • Het aantal dossiers per sectie, afdeling of rechtsgebied;
  • Het aantal dossiers per locatie / vestiging;
  • Het totaal aantal open en afgesloten dossiers;
  • Het aantal in het DMS geplaatste e-mails en stukken.

Deze items zijn ook filterbaar op medewerker en/of een bepaalde tijdsperiode. Dit is een kleine greep uit de beschikbare statistieken of KPI’s, want elke handeling binnen de DMS omgeving is meetbaar en daarmee inzichtelijk te maken. Zo kunnen de dashboards dus ingevuld worden met uw eigen KPI’s.

Voedingsbodem voor een dialoog

Het blijft belangrijk om – in combinatie met deze dashboards – het gesprek op de werkvloer te blijven voeren. Staar u niet blind op de data, maar gebruik deze om het gesprek over adoptie mee vorm te geven. Waarom zien we bijvoorbeeld dat Jan wel heel veel e-mail in het systeem zet, maar Piet niet?

“Not everything that can be measured matters, and not everything that matters can be measured” is een bekend spreekwoord in de data analyse, dus houd ook vooral oog voor welke informatie relevant is voor uw organisatie om te meten, en welke informatie relevant is om op te sturen.

Wilt u meer weten over inzage in hoe uw DMS wordt gebruikt? Neem dan contact met ons op!