Weebers Vastgoed Advocaten kiest voor CRM en DMS met Epona Legal

Weebers Vastgoed Advocaten koos onlangs voor ContactManager (CRM) en DMSforLegal (DMS) van Epona Legal voor relatie- en dossierbeheer. De nieuw gekozen applicaties zijn geïntegreerd met Legalsense, de applicatie waar Weebers Vastgoed Advocaten onder andere tijd in schrijft. Het kantoor is al enkele jaren geleden begonnen met het implementeren van de koppelingen binnen Office 365 binnen haar bedrijfsvoering. Dat vraagt om inzicht in de bedrijfsprocessen binnen de juridische dienstverlening en om kennis en ervaring met Office 365. Weebers Vastgoed Advocaten heeft gekozen voor Epona Legal omdat hiermee het integraal werken met Office 365 op een intuitive en efficiënte manier word geoptimaliseerd.

De overstap naar Epona Legal is binnen een tijdsbestek van enkele weken georganiseerd. Hierdoor was sprake van een vrijwel naadloze overgang van het bestaande system naar Epona Legal. ‘Al onze medewerkers zijn razend enthousiast over het gebruiksgemak’, zegt managing partner Caroline Weebers.

Relatiebeheer

Het inzichtelijk hebben van contactpersonen en contactmomenten bij een cliënt, is van groot belang voor het 20 medewerkers tellende kantoor. Een compleet Customer Relationship Management (CRM) systeem helpt ze hierbij. ContactManager is voor de advocatuur ontwikkeld en sluit aan op de contactpersonen binnen Outlook. Binnen ContactManager kan bovendien de juiste informatie aan ieder contact worden toegevoegd, zodat campaigning op een effectieve manier mogelijk is.

Door de integratie met Legalsense en DMSforLegal weet men zeker dat verrichtingen altijd op de juiste cliënt worden gedeclareerd.

Documenten makkelijk vindbaar

Alle dossiers en bijbehorende e-mails en documenten werden binnen het kantoor al opgeslagen in SharePoint. Door de overzetting van bestaande SharePoint omgeving naar DMSforLegal is het sneller en beter mogelijk om bij de behandeling van zaken de juiste documenten en e-mails terug te vinden. DMSforLegal maakt het ook mogelijk om e-mail DMS zonder tijdverlies en in aansluiting op de dagelijkse werkzaamheden goed te organiseren.

Door de koppelingen met ContactManager en Legalsense, worden alle relevante informatiebronnen met elkaar geïntegreerd.

Alle informatie in het DMS is ook toegankelijk via een mobiele app op de smartphone. Het kantoor kan daardoor plaats- en tijdsonafhankelijk werken met alle informatie, zoals men al gewend was.

Voordelen van integraties

Volgens Bart van Wanroij, Managing Director van Epona Legal, zien steeds meer kantoren de voordelen van integraties en kiezen ze vaker voor verschillende softwarepakketten. Van Wanroij: “Door te kiezen voor deelcomponenten die ieder excelleren in hun vakgebied, krijgt een kantoor het beste van alle werelden. Want er is eigenlijk nooit echt een pakket dat alles perfect kan, je doet altijd concessies.”

De diensten van Epona Legal zijn gemaakt om te integreren, en onderdeel te zijn van een keten van applicaties. Van Wanroij denkt dan ook dat het kantoor nu een zeer compleet pakket aan digitaliseringsmogelijkheden krijgt. Hij vervolgt: “De koppeling die in het geval van Weebers Vastgoed Advocaten is gemaakt met Legalsense, is een goed voorbeeld van onze integratie visie. Onze aanpak op het gebied van DMS en CRM past volgens het kantoor het beste bij hun wensen voor die twee onderdelen. Voor de rest kiest men Legalsense om het compleet te maken, en wij zorgen dat dit alles naadloos met elkaar integreert.”