REFERENTIE: ‘We doen alles gerichter,’ aldus GMW advocaten over het werken met Epona Legal Desktop

Het Haagse GMW advocaten is ervan overtuigd dat zij sinds de implementatie van Epona’s applicatiesuite een voorsprong heeft op andere kantoren. Christiaan Mensink vertelt over de probleemloze overstap van Fidura naar een best-of-breed werkomgeving en het succes van een klantvriendelijk werkproces. ‘Alles wat we doen, doen we gerichter.’

Van problemen naar oplossingen

Jarenlang gebruikte GMW advocaten Fidura van Kluwer, dat prima functioneerde totdat Kluwer communiceerde met de ondersteuning te stoppen. GMW advocaten koos voor de opvolger en een eerste migratie volgde. Helaas verliep het boekhoudgedeelte niet vlekkeloos, waardoor GMW niet volledig op dit systeem durfde te vertrouwen. De enige oplossing was opnieuw overstappen, ondanks de haken en ogen die hieraan zitten. Een migratie heeft technische en financiële gevolgen en betekent weer een verandering voor alle medewerkers. ‘Uiteindelijk hebben we besloten om toch de stap te zetten. Wel spraken we met elkaar af dat dat we het anders gingen doen. GMW advocaten moest een voorloper op ICT-gebied worden. En zo geschiedde.’

Weten wat je wilt

Samen met de IT-adviseur van GMW advocaten – Lexit ICT Consulting – zocht Christaan naar een modern alternatief. GMW advocaten wilde vooral meer realtime inzicht en een vlekkeloos financieel proces. Op het wensenlijstje prijkten daarnaast een online omgeving, om thuiswerken nog beter te faciliteren, en een uitstekende CRM-functionaliteit voor marketingdoeleinden. Ook telde de koppeling met bestaande applicaties zoals het financiële systeem Twinfield en het praktijkmanagement systeem Legalsense zwaar. Daarbij ging de voorkeur uit naar een best-of-breed omgeving, waarbij individuele applicaties geïntegreerd zouden worden tot één geheel. Kortom, een specifieke en uitgebreide wensenlijst.

Dienstverlening verbeteren

Christiaan Mensink

Christiaan Mensink

Door de positieve ervaring van de IT-adviseur met Epona Legal werd Bart van Wanroij, Managing Director Epona Legal, uitgenodigd voor een gesprek. ‘Bart won direct ons vertrouwen. Het gesprek ging over zoveel meer dan software, het was een sessie over toekomstgerichte juridische bedrijfsvoering. Je merkte aan alles dat hij en zijn team met liefde achter de producten staan. Zij willen dat hun software altijd perfect werkt en je dienstverlening er echt op vooruitgaat.’

Testen met een projectgroep

GMW advocaten ging niet over één nacht ijs, maar wilde zeker weten dat deze softwarekeuze de juiste was. Een derde keer overstappen was absoluut niet gewenst, zodat het dit keer gegarandeerd goed moest gaan. Er werd een testomgeving ingericht en een gevarieerd team samengesteld dat, onder begeleiding van Liesbeth van Woerkom van Epona Legal, uitvoerig aan alle knoppen draaide. Er werd kritisch gekeken naar de werking van deze cloud oplossingen. Zou het geen vertraging op de lijn opleveren? Uiteindelijk werd unaniem gekozen voor DMSforLegal, ContactManager en LegalWord, alle drie van Epona Legal, en werd de transitie in gang gezet. ‘Deze verliep onder het strenge toezicht van Liesbeth probleemloos, mede vanwege de uitvoerige voorbereiding en duidelijke afspraken die wij met haar maakten.’ Zowel document management, client relationship management en documentcreatie is nu een geïntegreerd onderdeel van de kantoorautomatisering van GMW advocaten.

Outlook als uitgangsbasis

‘Het mooie aan onze nieuwe manier van werken is dat het allemaal werkt binnen Outlook. Outlook is bekend terrein voor alle medewerkers en is heel gebruikersvriendelijk. We openen geen separate programma’s, maar werken vanuit Outlook. Dit zorgde er tevens voor dat we weinig tijd hebben geïnvesteerd in training, doordat de software enorm intuïtief is. We zoeken, vinden en creëren documenten, veelal aan de hand van onze sjablonen in LegalWord, in een handomdraai. Ook het maken van nieuwe, adaptieve sjablonen is bijzonder eenvoudig.’

CRM voor marketing

GMW advocaten koos ook voor ContactManager, de CRM-applicatie van Epona Legal. ‘We hebben een van de ruimste marketingbudgetten voor advocatenkantoren. We werken op verschillende manieren aan onze naamsbekendheid. Zo adverteren we zowel online als in het straatbeeld – denk aan klokken, abri’s, sportsponsoring – en organiseren we veel lezingen en anderen evenementen. Met ContactManager willen we onze doelgroep nog gerichter benaderen, zoals het sturen van persoonlijke uitnodigingen voor relevante bijeenkomsten.  Maar denk ook aan het verzenden van nieuwsbrieven met content waar de ontvanger echt op zit te wachten. Door ContactManager kunnen we exact zien hoe en voor de oplossing van welk probleem een cliënt bij ons is gekomen. Hierdoor hebben wij veel inzicht in de effecten van onze marketingactiviteiten. Zo weten we zeker dat we ons budget effectief besteden, terwijl we ook zien waar we nog kunnen bijsturen of verbeteren.’

Laptop onder de arm

Ander praktijkvoordeel dat het kantoor ervaart is de snelheid waarmee je ook onderweg of thuis in je dossiers werkt. ‘Als je met spoed zoekt en je vindt snel precies datgene waar je naar zocht, dan ervaar je puur werkplezier. Heerlijk om als kantoor zoveel baat te hebben bij een goed ICT-fundament. En niet alleen wij zijn blij, ook cliënten zien dat we modern en efficiënt werken. Samen met Epona Legal zien wij de toekomst met een grote glimlach tegemoet. Wij blijven de ontwikkeling op ICT-gebied volgen, en wij blijven investeren in digitalisering. We gaan gericht het verschil maken.’

 

Meer weten?

Wilt u weten wat Epona Legal voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en vraag een gratis proefversie aan.