Wanneer er een Aanmeldingen map is aangemaakt in ContactManager kunnen er door middel van een rechtermuisklik op de betreffende aanmeldingenmap een aantal standaard zoekmappen worden toegevoegd.
Afhankelijk van de keuzes gemaakt bij de aanmaak van een aanmeldingenmap in het veld Type en Toestemming nieuwsbrief worden er meer of minder zoekmappen aangemaakt.
Wanneer bij de aanmaak van een aanmeldingen map wordt gekozen voor de optie Onbekend bij de keuze voor Toestemming nieuwsbrief dan zal de privacywetgeving genegeerd worden en is het mogelijk om alle contacten die in een aanmeldingen map staan aan te schrijven zonder dat duidelijk wordt getoond of dit wel of niet (ongevraagd) mag.
Wordt er voor de optie Overnemen gekozen dan wordt inzichtelijk of er (voordat een contact wordt aangeschreven) nog om een bevestiging nodig is om dit contact aan te mogen schrijven, afhankelijk van de eigenschappen van het betreffende contact.
Het aantal zoekmappen dat wordt toegevoegd is afhankelijk van de keuze bij het veld Type. Een Seminar zal andere zoekmappen bevatten dan een nieuwsbrief:
Daarnaast is het ook mogelijk om de complete inhoud van een (zoek)map te kopiëren naar een aanmeldingenmap. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de betreffende (zoek)map en selecteer de optie kopiëren.
Ga vervolgens naar de betreffende aanmeldingenmap en klik op plakken. De inhoud zal nu volledig worden toegevoegd aan de betreffende map.
Hieronder een uitwerking van de verschillende zoekmappen die worden toegevoegd wanneer de functionaliteit van Zoekmappen toevoegen wordt gebruikt.
Abonnee
Onder de map “Abonnee” worden de geselecteerde contactkaarten die in de aanmeldingen map – in dit geval “2020 Communicatie Bijeenkomst”- staan, gesplitst naar status Geabonneerd en Uitgeschreven.
Vanuit de map Uitgeschreven kunnen diverse acties worden uitgevoerd. Wanneer er om een bevestiging is gevraagd en deze is ontvangen kan de status worden aangepast door en dubbel klik te geven op de contactregel en de status aan te passen en op Opslaan te klikken.
Ook kan vanuit de menu balk de gewenste status geselecteerd worden.
*Let op: wanneer contacten een status hebben die niet gelijk is aan Geabonneerd (of overnemen, wanneer dat resulteert in abonneren), zal het contact in de map Uitgeschreven staan. Dit geldt dus ook voor een status als Hard bounce.
Bij het aanpassen van de Toestemming nieuwsbrief status, zal de contactkaart verplaatsen naar de juiste zoekmap. Na verzending van een uitnodiging kan de status van contacten worden aangepast naar Uitgenodigd. Ook is het mogelijk om meerdere contacten door middel van het vinkje links voor de naam te selecteren om de status tegelijkertijd aan te passen.
Wanneer geen contacten zijn geselecteerd, krijgen alle contacten in deze zoekmap automatisch de nieuwe status.
Abonnee en deelname status
In de map Abonnee en deelname status wordt een verdere splitsing gemaakt tussen de map Geabonneerd en Uitgeschreven. Binnen deze map kunnen contactkaarten diverse aanmeldstadia meekrijgen. De verschillende aanmeldstadia zijn afhankelijk van het Type gebeurtenis (brief/email/nieuwsbrief/seminar) en wat er in de configuratie van ContactManager is ingesteld, maar zullen over het algemeen bestaan uit de volgende categorieën:
- Aangemeld
- Afgemeld
- Badge
- Bevestigd
- Binnenvallers
- Geannuleerd / No show
- Gekomen
- Geselecteerd
- Na mailing aanwezigen
- Na mailing afwezigen
- Uitgenodigd
De stadia zijn gesorteerd op alfabetische volgorde. Per categorie Geabonneerd/Uitgeschreven zullen alle stadia worden weergegeven. Vanuit deze zoekmappen kunnen acties uitgezet worden. Wanneer er bijvoorbeeld voor de genodigden badges zijn aangemaakt, dan kan de status van de contacten worden aangepast in Badge. Deze contactkaarten zullen zichtbaar worden in de bijbehorende zoekfolder Geabonneerd- Badge (wanneer de betreffende persoon ook geabonneerd is op de nieuwsbrief). Bij het wisselen van statussen en springen naar een andere Zoekmap zal af en toe op de Ververs knop geklikt moeten worden om de betreffende map te updaten.
Abonnee Status
In de map Abonnee Status wordt in zoekmappen (in dit voorbeeld 7 stuks) een overzicht getoond van de verschillende statussen met betrekking tot Toestemming nieuwsbrieven die aan een contactkaart kunnen worden meegegeven binnen de aanmeldingenmap. Een wijziging op de Toestemming nieuwsbrieven aan een contact in deze zoekfolder geldt alleen voor deze map en niet voor de overkoepelende contactkaart buiten de zoekmap om – deze status zal ongewijzigd blijven in het geval van een wijziging in de zoekmap.
10.2.4 Overige mappen
In de map Abonnee status en deelname status wordt per Abonnee status (de status aangegeven bij Toestemming nieuwsbrieven) een zoekmap aangemaakt en vervolgens wordt er een onderverdeling gemaakt gebaseerd op de verschillende aanmeldstadia zoals besproken in sectie 10.2.2. In de map Deelname status wordt een vergelijkbare onderverdeling gemaakt als in bovenstaande situatie, op basis van de verschillende aanmeldstadia van contacten, maar dan zonder de Abonnee status daarin mee te nemen.