Wanneer een gebruiker een office bestand opslaat in DMSforLegal op een locatie waar een bestand met dezelfde naam bestaat, dan zal de bewaarmethode gekozen kunnen worden. De gebruiker kan kiezen uit de volgende opties:
- Opslaan als nieuw document
- Overschrijven en major versie publiceren: een major versie betekent dat een document wordt opgeslagen met een 1.0 nummering eraan toegekend. Een 1.0 versie zal worden opgeslagen als een 2.0 versie, etc.
- Overschrijven: dit maakt een minor versie aan. Dat betekent dat het document wordt opgeslagen met een 0.2 nummering eraan toegekend. Een 0.1 versie zal worden opgeslagen als een 0.2 versie, etc.
Het opslaan van een Office bestand als een nieuwe versie
- Open een bestaand Office bestand
- Doe een aanpassing in het document
- Kies Bestand en druk op Opslaan
- Kies in het Document bewaarmethode venster voor de volgende opties:
- Overschrijven en major versie publiceren: een major versie betekent dat een document wordt opgeslagen met een 1.0 nummering eraan toegekend. Een 1.0 versie zal worden opgeslagen als een 2.0 versie, etc.
- Opslaan als nieuw document
- Overschrijven: dit maakt een minor versie aan. Dat betekent dat het document wordt opgeslagen met een 0.2 nummering eraan toegekend. Een 0.1 versie zal worden opgeslagen als een 0.2 versie, etc.
*Let op: Versienummer is een apart metadata veld.