Om met de zoekresultaten in een zoekmap aan de slag te kunnen in bijvoorbeeld Word, bijvoorbeeld voor het samenvoegen van adresbestand in een brief opgesteld in Word, dienen de gegevens geëxporteerd te worden naar Excel.
- Open een zoekmap.
- Rechtermuisklik op de naam van de zoekmap en selecteer de optie Afdrukken.
- Er wordt een nieuw tabblad geopend in de internet browser. Klik vervolgens op de knop Copy list to clipboard.
- Er verschijnt een melding dat de lijst is gekopieerd naar het klembord. Klik op OK.
- De lijst kan nu worden geplakt en geopend in Excel door in een Excel bestand in de menubalk te klikken op Start –> Plakken, of door middel van de toetsencombinatie CTRL + V.
- Sla het bestand op en sluit Excel af.
- De lijst kan ook rechtstreeks worden geëxporteerd naar Excel door gebruik te maken van de knop Export to Excel.
- Er zal een Excel bestand worden gedownload naar de computer van de gebruiker welke direct geopend kan worden en waarin de gebruiker vervolgens kan gaan werken.
Een sjabloon maken t.b.v. een export naar Excel
In ContactManager kunnen diverse sjablonen worden gemaakt t.b.v. het exporteren van de gewenste gegevens naar Excel.
Kenmerken van een sjabloon:
- Een sjabloon is gekoppeld aan een type map (contactenmap, zoekmap, aanmeldingenmap);
- De beheerder/administrator/datasteward kan sjablonen aanmaken voor de gebruikers.
Om een sjabloon aan te maken ga als volgt te werk.
- Open bijvoorbeeld de zoekmap Contacten geen AM.
- Rechtermuisklik op de naam van de zoekmap en selecteer de optie Afdrukken. Er wordt een nieuw tabblad geopend.
- Om een sjabloon voor etiketten te maken zijn er diverse velden nodig vanuit ContactManager om naar Excel de juiste gegevens te exporteren. Zet een vinkje naast het veld Geavanceerd.
- Voeg de benodigde velden toe aan het te creëren sjabloon. Klik zo nu en dan op de knop Tonen om te controleren of de juiste velden zijn geselecteerd. Wanneer het sjabloon gereed is, klik op de knop Opslaan.
- Geef het sjabloon vervolgens een naam en zet een vinkje bij Standaard.
- Het creëren van sjabloon gebeurt altijd vanuit het nieuw geopende tabblad in de browser naar keuze nadat er gekozen is voor Afdrukken van de (zoek)map in ContactManager. Via de dropdownlijst kunnen er velden worden toegevoegd aan het te maken sjabloon. Bruikbare velden voor het opmaken van een sjabloon worden aangegeven met een blauw icoon (
).