Gebruikers kunnen labels toevoegen aan e-mails, wat ervoor zorgt dat het verplaatsen en kopiëren van e-mails naar SharePoint locaties wordt geautomatiseerd. Gelabelde e-mails worden gearchiveerd in de daarvoor bestemde mappen. De oorspronkelijke e-mail wordt bewaard in de Verzonden berichten map. De tekst Filed en een gele markering dient als een indicator om te tonen dat de e-mail is gearchiveerd. De kolom Categorieën toont dezelfde gele markering.
Standaard bestaat het label uit de cliëntnaam en een cliënt dossier nummer (bv. Epona-2831). De configuratie hiervan kan verschillen op basis van hoe het design specifiek is geïmplementeerd. Hieronder volgt een voorbeeld van hoe een label eruit kan zien:
Het maken van een (metadata) label
- Maak een Nieuwe e-mail en klik op de Verzenden
- Het E-mail opslaan venster opent, zoals hieronder getoond. De enige aan te passen informatie is de Bestemming. Er kan gekozen worden om een e-mail te versturen zonder deze te archiveren, door te klikken op Alleen verzenden.
- Bepaal de Bestemming op een van de volgende manieren:
a. Typ de map locatie in het invoerveld achter
b. Klik op het uitklappijltje rechts naast het invoerveld om recent gebruikte locaties te tonen.
c. Klik op de […] knop om te zoeken naar een map locatie. Wanneer deze optie wordt gekozen, zal een ander venster openen waar het DMSforLegal menu wordt getoond, om direct een map te selecteren waar de e-mail naar gearchiveerd kan worden.
*Let op: Gebruikers kunnen in onderstaand venster een nieuwe submap aanmaken door te drukken op Nieuwe Folder.
- Klik vervolgens op OK. Wanneer de e-mail is ontvangen door de ontvanger, wordt het label toegevoegd aan het onderwerp van de e-mail.
*Let op: gekleurde ‘Filed’ labels worden niet getoond wanneer de gebruiker de gearchiveerde e-mail bekijkt in de bijbehorende SharePoint mappen, enkel de label code. De gekleurde labels worden getoond in de mailbox van de gebruiker.