Vooral bij de wat grotere bedrijven gebeurt het dat declaraties naar een centraal postadres en/of emailadres verstuurd moeten worden. Zowel het declaratie postadres als het declaratie emailadres kunnen in basis worden vastgelegd op de contactkaart van het bedrijf.
Per post
ContactManager biedt de mogelijkheid om een factuuradres vast te leggen op de contactkaart van het bedrijf waar facturen per default heen gestuurd moeten worden. Bij de aanmaak van een dossier pakt het systeem automatisch dit factuuradres. Dit factuuradres wordt vastgelegd op de bedrijfskaart in op de tab Adressen.
- Een bestaand adres kan aangeduid worden als factuuradres.
- Dubbel klik op het adres dat in aanmerking moet komen voor het factuuradres en selecteer bij Adrestype Factuuradres
- Klik op Opslaan
- Bij aanmaak van een nieuw dossier wordt in het debiteurenscherm automatisch dit declaratie emailadres getoond
Facturen per email
CM biedt de mogelijkheid om dit emailadres vast te leggen op de contactkaart van het bedrijf met als gevolg dat elk nieuw dossier dat wordt aangemaakt voor dit adres per default dit emailadres pakt bij de debiteurgegevens. Dit emailadres wordt vastgelegd op de bedrijfskaart in het Details venster bij Contact informatie bedrijf
- Klik op de knop Bewerken in het Contact informatie bedrijf gedeelte
- Klik vervolgens op de knop Nieuw en selecteer vanuit de keuzelijst de optie Declaratie emailadres en vul bij Waarde het betreffende emailadres in
- Klik op Opslaan.
- Bij aanmaak van een nieuw dossier wordt in het debiteurenscherm automatisch dit declaratie emailadres getoond
Aanmaningen per email
Het is ook mogelijk om op de contactkaart een aanmaan emailadres vast te leggen.
- Klik op de knop Bewerken in het Contact informatie bedrijf gedeelte
- Klik vervolgens op de knop Nieuw en selecteer vanuit de keuzelijst de optie Aanmaan emailadres en vul bij Waarde het betreffende emailadres in
- Klik op Opslaan
Niet aanmanen i.c.m. Legalsense
Voor het geval een klant niet aangemaand mag worden, kunnen via de configuratie instellingen van Legalsense in combinatie met een LookupField in ContactManager de mogelijkheid gecreëerd worden om door te geven aan Legalsense dat deze specifieke klant, geen aanmaningen mag ontvangen.
Hiertoe dient een extra kenmerk informatie veld aangemaakt te worden op de contactkaart.
Door op Geen te klikken kan de gebruiker de mogelijkheid NIET Aanmanen aanvinken. Doordat dit vinkje aan staat, wordt aan Legalsense doorgegeven dat dit contact niet aangemaand mag worden.
Een gebruiker met administrator rechten kan dit in ContactManager instellen.
- Ga naar Configuratie > Root > Configuration > CRM Configuration en selecteer vanuit de Keuzelijst de LookupField (Keuze veld) optie.
- Klik op de knop Nieuw om een nieuw Keuze veld (LookupField) toe te voegen en noem deze “Aanmanen”
- Klik op Opslaan
- Selecteer vervolgens vanuit de keuzelijst de Keuze veld waarde (LookupFieldValue) en klik op de knop Nieuw en voeg de optie “NIET Aanmanen” toe.
- Geef aan dat deze keuze mogelijkheid valt onder Keuze veld “Aanmanen”
- Klik op Opslaan
Tot slot zal in de Legalsense configuratie moeten worden aangegeven dat contacten waarop dit kenmerk op de kaart staat aangevinkt, doorgezet moeten worden naar Legalsense en niet aangemaand mogen worden.
<!–Optionally specify the lookup fieldvalue code that is used when dunning should be false–>
<add key=”NoDunningLookupFieldValueCode” value=”NODUNNING” />