Epona introduceert Unified Legal Document Management in Microsoft Teams met DMSforTeams

Juridische professionals werkzaam bij advocatenkantoren of corporate legal afdelingen, werden het afgelopen anderhalf jaar geconfronteerd met nieuwe uitdagingen op het gebied van samenwerken met collega’s en externen. Nu iedereen verspreid door het land werkt, is er meer behoefte dan ooit aan een eenvoudige maar veilige methode om informatie uit te wisselen. Microsoft Teams wordt inmiddels op steeds meer kantoren omarmd, omdat hiermee zowel eenvoudig online vergaderd, als informatie gedeeld kon worden. Maar snelheid en gemak gingen nogal eens voor veiligheid en governance, waardoor potentiële veiligheidsrisico’s voor het kantoor zijn ontstaan.

IT-verantwoordelijken krijgen nu te maken met een versnipperde IT omgeving waarin e-mail, bestanden en andere data verspreid over verschillende systemen staat, zonder goed inzicht in governance en compliance eisen. Ze hebben een bewezen set beveilingsmethodieken om data veilig te houden, zonder dat medewerkers in hoeven te boeten aan gemak en efficiëntie bij het gebruik van hun favoriete tool: Microsoft Teams. Nu steeds meer kantoren inzien dat Microsoft 365 in combinatie met een DMS als DMSforLegal, een uitstekende basis voor informatie- en dossierbeheer biedt, kunnen zij nu de volgende stap zetten door hun DMS volledig te integreren met Teams, dankzij DMSforTeams van Epona.

Nieuw: Epona DMSforTeams

Epona’s DMSforTeams biedt een frisse blik op het zoeken, gebruiken en bewerken van DMS data voor zowel gebruikers als beheerders. Microsoft Teams gebruikers kunnen via de native app direct toegang krijgen tot hun bekende DMSforLegal functionaliteiten, maar dan direct vanuit Teams. Dat betekent dat men vanuit één interface, zonder bovenmatig rondklikken tussen sites, Teams, tabs, browsers en bibliotheken, met alle data aan de slag kan.

Voor IT-verantwoordelijken biedt DMSforTeams één beheeromgeving voor de volledige controle over alle data in het DMS, ongeacht of de data in Teams of SharePoint staat. Er zijn geen geïmproviseerde integraties van derde partijen meer nodig om data synchroon te houden tussen meerdere platformen. Voor advocatenkantoren en corporate legal afdelingen die gebruik (willen) maken van de Microsoft Security & Compliance oplossingen, worden zowel Data Loss Prevention en Sensivity Labels out-of-the-box ondersteund.

Working with external clients (Federation)

DMSforTeams supports Tenant Federated connections (a Microsoft capability), which is part of the upcoming Microsoft Teams Shared Channels. Now it will be possible to work with people outside of your organization in an exciting way, as the external people don’t have to switch tenants or be added with a guest account. The shared channels can be created in a DMSforTeams matter or workspace, and you can now invite external people to work with you on that Team/Channel with safe access to the relevant matter or files. Access to information follows your firm or company’s security model, allowing compliance without loss of usability.

Teams provisioning: meer controle over Teams

Epona biedt de mogelijkheid om meer controle te krijgen over het beheer en provisioning van Microsoft Teams. Hierdoor wordt het aanmaken en beheren van Teams sites nog eenvoudiger. U kunt uw eigen corporate governance modellen toepassen en integraties maken met Praktijk Management Systemen of urenadministratie systemen. Ook kunt u Microsoft Apps, zoals OneNote en Planner, direct uitrollen binnen een Teams site.

Een andere belangrijke toevoeging, is dat de “Files” of “Bestanden” tab vervangen kan worden door uw Epona Sharepoint DMS bibliotheken uit DMSforLegal, welke ook direct toegankelijk zijn vanuit applicaties zoals Outlook en Word, of op mobiele apparaten. Uw DMS staat op één centrale locatie en kan vanaf iedere veilige applicatie, of ieder veilig apparaat, worden geraadpleegd. Uw dossier informatie staat opgeslagen op een uniforme, beveiligde en gestructureerde plek: één locatie, één beveiligingsmodel en één platform: Microsoft 365.

Eenvoudig aan de slag met Microsoft 365 en Teams

U kunt nu eindelijk aan de slag met een echte native geïntegreerde omgeving. Met Microsoft 365 heeft u altijd de laatste versies van de bekende Office producten, en hoeft u geen gebruik meer te maken van losse synchronisatie oplossingen om data tussen systemen gelijk te houden. Als IT-verantwoordelijke wilt u het maximale halen uit uw eerder gedane investeringen in Microsoft 365, en gebruikers willen zo eenvoudig mogelijk gebruik kunnen maken van de voor hun bekende tools.

Stop met het rondzeulen van data uit iManage, NetDocuments, OpenText, Worldox en andere Document Management Systemen, en centraliseer al uw dossiers in één Microsoft Sharepoint gebaseerd DMS met behulp van Epona’s migratie tools.

• Volledig native Microsoft Teams app, beschikbaar in de browser en de desktop cliënt.
• Geen synchronisatie nodig tussen de Files tab in Teams en uw Legal DMS, omdat deze uit dezelfde Microsoft 365 bron komen.
• Volledige integratie qua Teams functionaliteiten (samenwerken, co-authoring etc.).
• Volledige controle over uw governance structuur, met dank aan Epona’s provisioning oplossing.
• Geen additionele extranet oplossingen nodig, dankzij de ondersteuning door DMSforTeams van de aangekondigde “Shared channels”.
• Maak van Sharepoint een volwaardig Document Management Systeem en vervang kostbare, inefficiënte en niet geïntegreerde systemen.
• Volledige ondersteuning voor Microsoft Information Protection en compliance oplossingen: al uw data staat veilig in de Microsoft 365 cloud.

Is uw organisatie ook klaar voor “The Next Step”, en wilt u ook aan de slag met document management in Teams? Neem dan contact op met sales@epona.com voor meer informatie of bekijk de DMSforTeams productpagina.

‹

›