Digitaal procederen: kiest u voor de stoptrein of liever de intercity?

Digitaal procederen komt steeds dichterbij. Vanaf 2016 zal de Raad voor de Rechtspraak overgaan tot stapsgewijze implementatie en in 2019 zal het voor alle procespartijen verplicht zijn om digitaal te gaan procederen. Wat heeft dit voor gevolgen voor uw advocatenkantoor? Ondanks de verplichting tot het voeren van een digitaal proces valt er nog heel veel te kiezen voor alle betrokken partijen.

Om te garanderen dat de Raad voor de Rechtspraak voldoende oog heeft voor de interne processen bij de vele middelgrote en grotere advocatenkantoren, hebben 23 kantoren zich verenigd in Silex. Dit unieke samenwerkingsverband heeft zich ten doel gesteld om de markt in beweging te zetten om een volwaardige koppeling te (laten) ontwikkelen tussen de systemen van de Rechtspraak en de eigen interne systemen. De voortgang die tot nu toe geboekt is mag indrukwekkend worden genoemd:

  • Er is een eenduidige visie geformuleerd;
  • Silex heeft zich gepresenteerd als volwaardige partner richting de NOvA en de Raad voor de Rechtspraak;
  • Alle gebruikersbehoeften voor het digitaal procederen zijn volledig in kaart gebracht;
  • Door middel van een uitgebreide leveranciersselectie zijn de juiste partijen geselecteerd die de koppeling ook daadwerkelijk moet gaan realiseren.

Waarom een koppeling?

Procespartijen hebben de keuze: gaan ze straks werken via MijnRechtspraak.nl, het webportaal dat door de Raad voor de Rechtspraak wordt geboden voor digitaal procederen, of ga je als kantoor gebruiken maken van een koppeling tussen de interne systemen en de systemen van de Rechtspraak?

De eerste optie zal op het eerste gezicht misschien volstaan, maar er kleven vooral voor middelgrote en grotere advocatenkantoren toch veel nadelen aan:

  • Iedere advocaat moet individueel inloggen op MijnRechtspraak.nl, gebruik makende van de Advocatenpas: in teamverband werken wordt op deze manier erg lastig;
  • Meerdere keren per dag opnieuw inloggen in het portaal zal ook niet te voorkomen zijn. Te lange periodes van inactiviteit zorgen ervoor dat de advocaat automatisch uit het portaal wordt uitgelogd.
  • Documenten moeten per stuk worden ge-upload;
  • Het voorbereiden van producties kan niet in het portaal zelf, alles moet lokaal op de computer in de juiste volgorde worden klaargezet.

Kortom, je kan er als advocaat prima mee werken, maar alle verschillende stappen die moeten worden doorlopen doen mij veel denken aan een stoptrein: veel tussenstations voordat je op de eindbestemming bent.

Een systeemkoppeling biedt veel meer voordelen omdat de interne systemen van een kantoor (denk aan document management systemen [DMS], zaakregistratie systemen, etc.) direct worden gekoppeld met de systemen van de Rechtspraak, hetgeen automatische gegevensuitwisseling mogelijk maakt.

Een praktisch voorbeeld. Stel, uw kantoor maakt gebruik van een DMS. Wilt u een document uploaden naar het digitaal dossier op MijnRechtspraak.nl dan dient u eerst een kopie van het document uit het DMS lokaal op uw computer op te slaan. Vervolgens logt u in bij MijnRechtspraak.nl en kan het document worden toegevoegd. Met een systeemkoppeling is dit proces veel eenvoudiger: het document kan direct vanuit het DMS worden toegevoegd aan het digitale dossier, geen extra stappen, niet nodig om apart in te loggen. Maar er zijn meer voordelen die de systeemkoppeling kan gaan bieden:

  • Een workflow die er bijvoorbeeld voor zorgt dat het document vanuit het DMS eerst wordt omgezet in een PDF/A waarna de PDF/A wordt toegevoegd aan het digitale dossier;
  • Door het uitwisselen van metadata tussen de systemen kan de status op documentniveau in het DMS worden bijgehouden;
  • Het automatisch stroomlijnen van notificaties;
  • Het toevoegen van deadlines en afspraken in Outlook agenda’s;
  • Een extra koppeling met het interne zaakregistratiesysteem, daar bevindt zich immers ook veel relevante informatie voor het digitale dossier.

Kortom, de mogelijkheden zijn legio. Om de analogie in stand te houden, de systeemkoppeling gedraagt zich als een intercity: weinig tot geen stops en snel op de eindbestemming.

Epona

Silex heeft Epona en Topicus als partners voor het ontwikkelen van de systeemkopeling geselecteerd en daar zijn wij natuurlijk uiterst trots op! Een gedetailleerd voorstel ligt reeds bij de bij Silex aangesloten advocatenkantoren.

Er valt dus veel te kiezen voor u als kantoor! Epona helpt u graag bij het maken van de juiste keuzes en bij het beantwoorden van al uw vragen. Natuurlijk kunt u contact met ons opnemen, maar wij zijn op 21 april sponsor van Lexpo – the legal innovation event. We zullen aanwezig zijn met een stand en voldoende collega’s om met u van gedachten te wisselen over de implicaties die het digitaal procederen met zich mee zal brengen.