Blog: Vijf tips voor eeuwige roem

Projecten leiden per definitie tot veranderingen binnen een organisatie. Maar ondanks het feit dat deze veranderingen positief van aard zijn, is de aard van mensen ten aanzien van veranderingen meestal negatief. Om deze tegenstelling succesvol te neutraliseren zijn onderstaande vijf tips van onschatbare waarde.

1. Duidelijkheid boven alles
Projecten, van welke soort dan ook, dienen om een positieve verandering in de organisatie te bewerkstelligen. Zorg dat bij iedereen duidelijk is welk probleem wordt aangepakt en wat er precies moet worden bereikt. Een business case is hierbij absoluut geen overbodige luxe.

2. Breng processen in kaart
Documenteer wat er precies gaat veranderen, dit gaat vaak het makkelijkst door gebruik te maken van zogenaamde use cases: stapsgewijze beschrijvingen van dagelijkse werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het aanmaken van nieuwe cliënten en dossiers, het creëren, wijzigen en versturen van documenten, het declaratieproces en het uitnodigen van relaties voor evenementen. Deze stap zorgt ervoor dat er goed wordt nagedacht over hoe processen daadwerkelijk lopen en welke problemen zich daarbij voordoen. Het zijn juist dié problemen die het project dient op te lossen.

3. Betrek de juiste mensen
Betrek al vanaf het begin een representatieve samenstelling van medewerkers bij het project: advocaten, secretaresses maar ook ondersteunend personeel. Ambassadeurs spelen hierbij een zeer belangrijke rol: zij hebben een zichtbare rol op kantoor, zijn overtuigd van de toegevoegde waarde van het project en kunnen dit op een heldere en actieve manier uitdragen. De leden van de projectgroep staan in contact met hun directe collega’s, hetgeen zorgt voor een maximale en kantoorbrede betrokkenheid.

4. Communiceer doelgericht
Het succes van een project is direct afhankelijk van een goed communicatieplan. Zorg ervoor dat collega’s voldoende en regelmatig worden geïnformeerd en houd daarbij rekening met de zogenaamde adoptiesnelheid: niet iedereen past zich in hetzelfde tempo aan als het om veranderingen ­gaat. Maak een communicatieplan waarin duidelijk beschreven staat hoe de verschillende groepen gebruikers op de hoogte worden gehouden. Iedere gebruikersgroep heeft een verschillende adoptiesnelheid, stem de communicatie daarop af. Communicatie is dé sleutel tot succes en gebruikersacceptatie. Vooral dat laatste is belangrijk en leidt tot inbedding van de nieuwe situatie in de organisatie.

5. Stap voor stap
Gebruikersacceptatie, daar draait het dus om. Gebruikers accepteren iets veel sneller als ze vorderingen zien. Het is daarom belangrijk dat er zogenaamde quick wins worden gedefinieerd voor aanvang van het project: snel zichtbare verbeteringen die al tijdens het project kunnen worden gepresenteerd en alle betrokkenen overtuigen van de haalbaarheid van de gedefinieerde doelstellingen.

Gebruikersacceptatie en inbedding in de dagelijkse bedrijfsvoering zijn dus dé sleutelwoorden voor succes! Is uw kantoor momenteel bezig met een project? Doorloop dan bovenstaande punten en bepaal waar eventueel een verbeterslag gemaakt kan worden. Misschien is er net een project afgerond en blijft de gebruikersacceptatie achterwege, ook dan is het nog niet te laat! Het is gebruikelijk om na de implementatie van een project een optimalisatieslag te maken, een zogenaamd optimalisatieproject: nieuwe ronde, nieuwe kansen!

Hulp nodig? De consultants van Epona helpen u graag op weg, bel ze gerust!