Beter zoeken, meer tijd besparen

Beter zoeken, meer tijd besparen

Door: Albert Jan Wonnink – Epona Legal

Nieuwe technologische mogelijkheden veranderen de manier waarop organisaties hun informatie bewaren. Vroeger was informatie verspreid over stapels papier, dossiermappen en de bekende stalen dossierkasten. Nu zijn de dossierkasten vervangen door harde schijven, maar we gebruiken nog steeds virtuele mappen om documenten in te bewaren en proberen ze met bestandsnamen uit elkaar te houden.

Medewerkers zijn tot wel 2,5 uur per dag bezig met het zoeken van informatie

Maar voor de meeste kennis- of informatiewerkers, is dit geen heel overzichtelijk systeem. Zelfs in kleinere organisaties groeit de vraag naar efficiëntere manieren om informatie te kunnen vinden. Uit onderzoek blijkt dat, afhankelijk van de rol binnen het bedrijf, sommige medewerkers tot wel 2,5 uur per dag bezig zijn met alleen al het zoeken van informatie.*

Het niet kunnen vinden van de relevante informatie of documenten zorgt ervoor dat men foute of slecht onderbouwde beslissingen neemt. En hoewel het bijna niet te doen is om te berekenen wat voor economische schade dit oplevert, is het voor iedereen duidelijk dat het verlies aan productiviteit natuurlijk zonde is.

Wat kunnen we hier aan doen?

Zoals met elke manier van informatie bewaren, zowel fysiek als digitaal, is het eerste wat je moet doen, ervoor zorgen dat er een logische bewaarstructuur komt. Iedereen in de organisatie moet weten waar en hoe e-mails en documenten bijvoorbeeld opgeslagen en getagged moeten worden. Dit is precies waar het DMS van Epona een handige oplossing voor biedt.

Op basis van Artificial Intelligence (AI) geeft het Epona DMS suggesties waar informatie opgeslagen moet worden. De gebruiker hoeft dit vervolgens enkel nog maar te bevestigen. Op basis van metadata in het document die bij het archiveren worden toegekend, is het document later ook weer makkelijk terug te vinden. Ook daarvoor ontwikkelt Epona een AI oplossing die hierbij helpt.

Als data opgeslagen worden in een Microsoft 365 omgeving, kunt u met de krachtige zoekoplossing van Microsoft zowel op basis van metadata als context/inhoud een stuk zoeken. Ook kan uw beheerder zelf eenvoudig maatwerk metadata velden toevoegen, die relevant zijn voor uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde schrijfwijze voor dossiernummers, of rechtsgebieden. De apps van Epona laten deze resultaten ook weer zien in de zoekresultaten.

In dit voorbeeld zoekt de zoekfunctionaliteit naar documenten die relevant zijn bij de vraag in deze e-mail. Hiervoor wordt de inhoud van de e-mail gebruikt, zelfs wanneer – zoals in dit voorbeeld – dit in meerdere talen is.

De volgende generatie in zoekoplossingen

De afgelopen jaren zijn de ontwikkelingen op het gebied van het verwerken van taal door AI enorm vooruit gegaan. Gebruikers kunnen nu tekst vinden op basis van een woord, een zin of een complete paragraaf, in plaats van een paar op de gok gebruikte zoekwoorden. De onderliggende AI modellen zijn getraind door ze grote tekst bronnen, zoals Wikipedia, te laten analyseren. Daardoor heeft het AI model inzicht gekregen in de betekenis van woorden en zinnen, zelfs in meerdere talen.

Epona heeft deze ontwikkelingen ingezet om een nieuwe manier van zoeken te ontwikkelen voor haar DMS, waardoor nu – behalve op willekeurige woorden – er ook op context van artikelen gezocht kan worden. Dit gebeurt zelfs al op de achtergrond terwijl u aan het schrijven bent, zodat de juiste antwoorden al klaar staan als u er naar gaat vragen.

Onze missie

Behalve dat Epona ervoor zorgt dat informatie goed te organiseren is, werken we dus ook hard aan steeds betere manieren om informatie terug te vinden. Dat gaat u dus zomaar 2,5 uur per dag aan tijd opleveren. Wilt u hier meer over weten? Neem contact op met onze adviseurs, we helpen u graag verder.

*Source: https://computhink.com/wp-content/uploads/2015/10/IDC20on20The20High20Cost20Of20Not20Finding20Information.pdf